• Η ψηφιοποίηση περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες ενέργειες που ακολουθεί ένας οργανισμός, για παράδειγμα ένας πολιτιστικός φορέας, για να επιτύχει την ψηφιοποίηση του πολιτιστικού περιεχομένου του. Ο κύκλος ξεκινά από τον αρχικό σχεδιασμό του προγράμματος ψηφιοποίησης, επεκτείνεται στην καθ' αυτή ψηφιοποίηση των αντικειμένων και καταλήγει σε ζητήματα προβολής, μακροπρόθεσμης διαχείρισης και επαναχρησιμοποίησης του ψηφιακού περιεχομένου. Τα σχέδια του κύκλου ζωής αναλύονται παρακάτω:

    1. Σχεδιασμός του έργου ψηφιοποίησης: Είναι το πρώτο βήμα σε κάθε έργο ψηφιοποίησης. Κάθε έργο ψηφιοποίησης πρέπει να διαθέτει σαφώς καθορισμένους στόχους, επαρκείς πόρους, κατάλληλα καταρτισμένο προσωπικό, και ένα πλάνο για την υλοποίηση.

    2. Επιλογή περιεχομένου: Στην πλειοψηφία των έργων δεν είναι εφικτή η ψηφιοποίηση όλων των αντικειμένων ενός φορέα. Για το λόγο αυτό είναι αναγκαία η επιλογή των αντικειμένων που πρόκειται να ψηφιοποιηθούν. Τα κριτήρια για την επιλογή ποικίλουν ανάλογα με τους στόχους του έργου.

    3. Προετοιμασία για ψηφιοποίηση: Μια κατάλληλη υποδομή σε υλικό και λογισμικό και ένα περιβάλλον με κατάλληλες συνθήκες πρέπει να είναι έτοιμα πριν την έναρξη της διαδικασίας ψηφιοποίησης. Τα στοιχεία περιλαμβάνουν εξοπλισμό για τη διαδικασία της ψηφιοποίησης όπως για παράδειγμα σαρωτές, ψηφιακές φωτογραφικές μηχανές, εξοπλισμός ψηφιοποίησης ήχου και κινούμενων εικόνων και άλλα, ένα υπολογιστικό σύστημα με το οποίο θα διασυνδεθούν οι παραπάνω συσκευές, λογισμικό επεξεργασίας εικόνας, λογισμικό διαχείρισης του ψηφιοποιημένου υλικού κλπ.

    4. Μεταχείριση των πρωτοτύπων: Σε πολλά από τα έργα ψηφιοποίησης υπάρχουν αντικείμενα τα οποία είναι σπάνια ή εύθραυστα. Κατά συνέπεια είναι απαραίτητο να εξασφαλιστεί ότι θα ελαχιστοποιηθούν οι αρνητικές συνέπειες από την ψηφιοποίηση τους.

    5. Ψηφιοποίηση: Το στάδιο αυτό αναφέρεται στην καθαυτή διαδικασία της ψηφιοποίησης, δηλαδή τη σάρωση, την ψηφιακή φωτογράφηση και γενικά την ψηφιακή αποτύπωση των πρωτοτύπων σε συνδυασμό με την ψηφιακή επεξεργασία που μπορεί να υποστούν.

    6. Διατήρηση του ψηφιακού περιεχομένου: Ένας σημαντικός στόχος κάθε έργου ψηφιοποίησης είναι η προστασία και η διασφάλιση της πρόσβασης στο ψηφιακό περιεχόμενο που έχει δημιουργηθεί. Για την εκπλήρωσή του είναι απαραίτητη η αντιμετώπιση θεμάτων, όπως οι απαρχαιωμένοι τύποι αρχείων και τα απαρχαιωμένα αποθηκευτικά μέσα, αλλά και η προστασία χου ψηφιακού περιεχομένου από φυσικές καταστροφές, περιβαλλοντικούς παράγοντες και ανθρώπινες παρεμβάσεις.

    7. Μεταδεδομένα: Τα μεταδεδομένα είναι υπό συνεχή ερευνητική δραστηριότητα στο χώρο της ψηφιοποίησης, της διαχείρισης χου περιεχόμενου, της επαναχρησιμοποίησης και αναζήτησης του ψηφιοποιημένου περιεχόμενου, της διαλειτουργικότητας, κα.

    8. Ενέργειες ανάδειξης - προβολής: Το έργο έχει φτάσει πλέον στο στάδιο κατά το οποίο έχει ολοκληρωθεί η δημιουργία και η αποθήκευση του ψηφιακού αντιγράφου και των μεταδεδομένων του. Το επόμενο στάδιο είναι η ανάδειξη και η προβολή χου ψηφιοποιημένου περιεχομένου. Πριν την προβολή των ψηφιακών αντικειμένων επιβάλλεται η κατάλληλη επεξεργασία τους. Η ανάδειξη του περιεχομένου μπορεί να περιλαμβάνει την προβολή του στο διαδίκτυο, σε κάποιο CD-ROM ή DVD-ROM κλπ.

    9. Πνευματικά δικαιώματα: Η δημοσίευση του ψηφιοποιημένου περιεχομένου θα πρέπει να συνοδεύεται από μία ευρεία ανάλυση της κατάστασης των πνευματικών δικαιωμάτων που σχετίζονται με το υλικό αυτό. Για υλικό που είναι δημόσια διαθέσιμο το ζήτημα δεν έχει μεγάλο βαθμό πολυπλοκότητας. Ωστόσο, αρκετοί πολιτιστικοί οργανισμοί αποκομίζουν οφέλη από τη δημοσίευση πολιτιστικού υλικού, με αποτέλεσμα να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί με τα πνευματικά δικαιώματα, τα οποία μπορεί να ανήκουν σε τρίτους.

    10. Διαχείριση έργων ψηφιοποίησης: Η επιτυχία ενός έργου ψηφιοποίησης, όπως και κάθε έργου, εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη διαχείρισή του. Ένα καλά οργανωμένο πλάνο για τη διαχείριση του έργου συμβάλλει τα μέγιστα στην επιτυχία του έργου.
  • Τεκμηρίωση των συλλογών είναι η οργανωμένη συγκέντρωση και καταγραφή στοιχείων και πληροφοριών για τα αντικείμενα που κατέχει και διαχειρίζεται το e-mouseio.gr και αφορούν τόσο στην ιστορία τους πριν παραληφθούν από εμάς όσο και κατά την διαδικασία επεξεργασίας και ψηφιοποίησης τους.

    Καταγράφονται δηλαδή δεδομένα της κατασκευής και της χρήσης τους, των κατόχων και της προέλευσής τους κλπ., στο πλαίσιο του χρόνου και του χώρου της λειτουργίας τους, ενώ παράλληλα τηρούνται στοιχεία για την κατάστασή τους, τη συντήρηση, την έκθεση και την αποθήκευσή τους. Έτσι συνδέονται η φυσική και η μουσειακή ζωή των αντικειμένων. Η τεκμηρίωση χρησιμεύει ως οδηγός χρήσης των αντικειμένων, και συγχρόνως αποτελεί ιστορικό αρχείο αναφοράς.

    Στο πλαίσιο της τεκμηρίωσης, ακολουθώντας ένα σύστημα αρχειοθέτησης σύμφωνα με τις προδιαγραφές που θέτει το InternationalCouncilofMuseums, συντάσσεται το σχετικό έντυπο για κάθε αντικείμενο χωριστά, αφού προηγουμένως το αντικείμενο σημανθεί και φωτογραφηθεί. Έτσι, με την τεκμηρίωση τα θα αποκτούν τη δική τους ταυτότητα.

    Για τις συλλογές τηρούνται ψηφιακά και συμβατικά κατά περίπτωση αρχεία καταγραφών, φωτογραφιών, εποπτικού υλικού και άλλου υλικού τεκμηρίωσης. Η τεκμηρίωση αφορά στη συμβατική και ηλεκτρονική διαδικασία συλλογής, οργάνωσης, αποθήκευσης και διακίνησης του πληροφοριακού υλικού που σχετίζεται με την προέλευση και την επιστημονική μελέτη των αντικειμένων των συλλογών. Η διαχείριση των συλλογών σκοπεύει στη συστηματική διατήρηση, χρήση, έκθεση και ανάπτυξη του αριθμού των αντικειμένων τους καθώς και των σχετικών πληροφοριών.
  • Η τεχνική που ακολουθήθηκε στην περίπτωση του e-mouseio.gr αποτυπώνεται συνοπτικά στο ακόλουθο διάγραμμα:
  • 1. Ο σχεδιασμός είναι το πρώτο βήμα σε κάθε έργο. Ο χρόνος που επενδύεται στον όσο το δυνατόν πιο λεπτομερή και πλήρη σχεδιασμό ενός έργου είναι βέβαιο ότι θα αποδώσει καρπούς κατά την εκτέλεσή του: ποιότητα εργασιών, ομαλή εκτέλεση των εργασιών και έλλειψη φαινομένων υπέρβασης του προϋπολογισμού. Η ανάγκη για προσεκτικό σχεδιασμό του κάθε έργου ανάλογης φύσης είναι προφανής, ωστόσο είναι συχνά δύσκολο να ληφθεί πρόνοια για όλες τις πτυχές ενός τέτοιου έργου.

    2. Συνιστάται να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στον τρόπο με τον οποίο το έργο θα ενσωματωθεί ομαλά στον στρατηγικό σχεδιασμό και στη ροή εργασιών των υπόλοιπων έργων του φορέα.  Τα ερωτήματα τα οποία καλό είναι να τεθούν κατά το σχεδιασμό του έργου είναι τα εξής:
    - Ποιες είναι οι εργασίες που πρέπει να γίνουν;
    - Ποιοι είναι οι άνθρωποι που θα απασχοληθούν;
    - Πού θα λάβει χώρα το έργο;
    - Πότε θα γίνει το έργο;
    - Με ποια μέσα θα γίνει;

    3. Ένα πρόγραμμα καλό θα είναι να διαθέτει σαφώς καθορισμένους στόχους, γεγονός το οποίο επηρεάζει με άμεσο τρόπο την επιλογή του υλικού, την προστασία και διαχείριση των πνευματικών δικαιωμάτων και τις ενέργειες δημοσίευσης και προβολής.

    4. Κατά το σχεδιασμό ενός έργου επιβάλλεται η καταγραφή των πόρων που θα απαιτηθούν για την υλοποίηση του. Με τον τρόπο αυτό θα προσδιοριστεί το κατά πόσο ο φορέας διαθέτει τους συγκεκριμένους πόρους και πού μπορούν να αναζητηθούν, αν δεν υπάρχουν.

    5. Ανάμεσα στους απαραίτητους πόρους για ένα έργο ξεχωριστή θέση κατέχει το προσωπικό. Ο φορέας ο οποίος έχει αναλάβει ή πρόκειται να εμπλακεί σε ένα έργο θα πρέπει να απασχολεί κατάλληλα καταρτισμένο προσωπικό με επαρκείς γνώσεις.

    6. Ένα έργο καλό είναι να μην αρχίσει, αν δεν έχει προηγηθεί έρευνα παρόμοιων έργων που έχουν γίνει στο παρελθόν ή βρίσκονται σε εξέλιξη στην ίδια θεματική κατηγορία και με παρόμοιο περιεχόμενο. Τα αποτελέσματα της έρευνας θα αναδείξουν με τον καλύτερο τρόπο τα ζητήματα τα οποία είναι πιθανό να ανακύψουν κατά τη διάρκεια του έργου. Επίσης, είναι δυνατό να οδηγήσουν σε καινοτόμες ιδέες, στην κάλυψη περιοχών στις οποίες δεν είχε δοθεί η δέουσα προσοχή και θα προσδώσουν φερεγγυότητα και αξία στα αποτελέσματα του εν λόγω έργου.

    7. Ένα από τα σημαντικά πλεονεκτήματα της έρευνας παρόμοιων έργων είναι η ρεαλιστική εκτίμηση του πραγματικού όγκου της δουλειάς που θα απαιτηθεί μέχρι την ολοκλήρωση του έργου μέσα από την επικοινωνία με τους φορείς που έχουν ήδη υλοποιήσει παρόμοια έργα.

    8. Πριν την έναρξη του έργου και κατά το στάδιο της προετοιμασίας του καλό είναι να διατεθεί χρόνος για την εξακρίβωση της κατάστασης που επικρατεί σχετικά με τα πνευματικά δικαιώματα του υλικού που πρόκειται να ψηφιοποιηθεί. Το σημείο αυτό είναι κρίσιμο, καθώς, αν ο φορέας δεν καταφέρει να εξασφαλίσει τα πνευματικά δικαιώματα το έργο δεν είναι δυνατό να υλοποιηθεί.

    9. Είναι σκόπιμο να συμφωνηθεί και να οριστικοποιηθεί ένα εναλλακτικό πλάνο πριν ξεκινήσει το έργο, ώστε να έχει συμφωνηθεί εκ των προτέρων ο τρόπος αντιμετώπισης οποιωνδήποτε ανωμαλιών και παρεκκλίσεων από το πλάνο εργασίας.

    10. Συνιστάται η καταγραφή όλων των αποφάσεων που πρόκειται να ληφθούν κατά το σχεδιασμό του έργου. Η διαδικασία αυτή είναι πιθανό να συντελέσει στη μακροπρόθεσμη επιτυχία του έργου, καθώς μπορεί να αντισταθμίσει τις απώλειες στελεχών και να επιτρέψει στο νέο προσωπικό να ασχοληθεί με τις ψηφιακές συλλογές που δημιουργήθηκαν από τη δουλειά παλαιότερων.

Το σχέδιο αυτό χρηματοδοτήθηκε με την υποστήριξη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η παρούσα δημοσίευση [ανακοίνωση] δεσμεύει μόνο τον συντάκτη της και η Επιτροπή δεν ευθύνεται για τυχόν χρήση των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτήν.